Chứng thực là Ủy ban nhân dân phường xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng là của người ký, hoặc thời gian, địa điểm, năng lực của các bên khi ký một số hợp đồng. Công chứng là công chứng viên ở tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch. Ở phường Bình Lợi Trung, bản sao giấy tờ, chữ ký trên đơn thường chứng thực ở phường; còn mua bán, tặng cho nhà đất có giá trị lớn, phần đông người dân chọn công chứng.
Hai việc nghe giống nhau, nhưng trách nhiệm pháp lý khác hẳn. Chọn sai không làm giấy tờ vô hiệu ngay, nhưng có thể khiến bạn phải làm lại khi nơi nhận hồ sơ không chấp nhận. Bài giải thích bằng ví dụ quen thuộc của một phường dân cư như Bình Lợi Trung: sao y giấy tờ xin việc, ủy quyền cho người thân đi làm giấy, bán căn nhà trong hẻm Nguyễn Văn Đậu hay đường Bình Lợi, chia nhà thừa kế.
Khác nhau ở đâu: bảng so sánh nhanh
Bảng dưới so sánh theo nguyên lý của Luật Công chứng và nghị định về chứng thực. Các trường hợp bắt buộc công chứng hoặc chứng thực do luật chuyên ngành quy định từng loại; hãy kiểm khi làm giao dịch cụ thể:
| Tiêu chí | Chứng thực tại phường | Công chứng |
|---|---|---|
| Ai làm | Ủy ban nhân dân phường, qua bộ phận tư pháp | Công chứng viên của văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng |
| Xác nhận điều gì | Bản sao đúng bản chính; chữ ký đúng người; thời gian, địa điểm, năng lực ký khi chứng thực hợp đồng | Tính xác thực và hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch |
| Ai chịu trách nhiệm nội dung | Các bên tự chịu trách nhiệm về nội dung | Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp |
| Hay dùng cho | Sao y giấy tờ, chữ ký trên đơn, giấy ủy quyền đơn giản, một số hợp đồng | Mua bán, tặng cho nhà đất, thế chấp, di chúc, văn bản thừa kế |
| Phạm vi địa bàn | Bản sao, chữ ký: thường không phụ thuộc nơi cư trú; hợp đồng nhà đất: theo nơi có nhà đất | Hợp đồng về bất động sản: tổ chức công chứng trong tỉnh, thành phố nơi có nhà đất |
Điểm mấu chốt là dòng trách nhiệm. Khi chứng thực hợp đồng, phường không xem nội dung có hợp pháp hay không; các bên tự chịu. Khi công chứng, công chứng viên kiểm tra nội dung, giấy tờ, và chịu trách nhiệm nếu chứng nhận sai. Vì vậy với giao dịch có giá trị lớn, nhiều người chấp nhận đi thêm một đoạn để công chứng.
Sao y bản chính: việc hay gặp nhất
Mang gì. Bản chính giấy tờ và bản chụp cần chứng thực, hoặc nhờ bộ phận chứng thực chụp. Bản chính phải do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn đọc rõ, không bị tẩy xoá, sửa chữa.
Nơi làm. Chứng thực bản sao từ bản chính có thể làm tại Ủy ban phường, và một số văn phòng công chứng cũng nhận. Người ở Bình Lợi Trung không nhất thiết phải chứng thực ở chính phường mình.
Những giấy không chứng thực bản sao được. Bản chính bị sửa chữa, tẩy xoá, hư hỏng không xác định được nội dung; giấy tờ có dấu hiệu giả; giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc mang tính chất mật theo quy định.
Bản sao điện tử. Trên Cổng Dịch vụ công có dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, dùng cho hồ sơ trực tuyến. Khi nộp hồ sơ trực tuyến, nhiều thủ tục cho dùng bản điện tử đã chứng thực thay vì bản giấy.
Đừng sao y thừa. Theo quy định, cơ quan nhận hồ sơ không được yêu cầu bản sao chứng thực khi người nộp xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp luật quy định. Hỏi trước nơi nhận để khỏi làm hàng chục bản sao không cần thiết.
Chứng thực chữ ký và giấy ủy quyền
Chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trên một văn bản đúng là của người yêu cầu. Người ký phải có mặt, ký trước mặt người thực hiện chứng thực, mang giấy tờ tuỳ thân. Việc này hay dùng cho đơn từ, bản khai, giấy cam kết, và giấy ủy quyền đơn giản như nhờ người thân nhận hộ kết quả hồ sơ, nộp hộ một thủ tục hành chính.
Với ủy quyền có thù lao, ủy quyền về chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản, hoặc ủy quyền mà bên nhận được quyết định thay mình những việc quan trọng, luật thường yêu cầu hợp đồng ủy quyền, phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng chứ không chỉ chứng thực chữ ký. Ví dụ giả định: một người con đang làm việc ở nước ngoài muốn nhờ em ở nhà bán căn nhà trong hẻm Nơ Trang Long; việc này cần hợp đồng ủy quyền được công chứng, có khi lập tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Một sai lầm hay gặp là dùng giấy ủy quyền chứng thực chữ ký để làm việc vượt quá phạm vi mà loại giấy đó cho phép. Khi nơi nhận hồ sơ từ chối, người ủy quyền đã đi xa, làm lại tốn nhiều thời gian. Trước khi lập giấy, hãy hỏi cơ quan sẽ nhận nó cần loại văn bản nào.
Hợp đồng nhà đất: chứng thực ở phường hay công chứng
Luật Đất đai 2024 quy định hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ một số trường hợp luật cho phép. Người dân được chọn: chứng thực tại Ủy ban phường nơi có nhà đất, hoặc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng trong thành phố.
Ở một phường nội thành như Bình Lợi Trung, nơi nhà trong hẻm có giá trị đáng kể, phần lớn giao dịch mua bán đi qua văn phòng công chứng. Lý do thực tế: công chứng viên kiểm tra kỹ hơn về giấy tờ, tình trạng thế chấp, tranh chấp; văn phòng công chứng làm việc linh hoạt giờ giấc; ngân hàng cho vay mua nhà thường quen làm việc với văn phòng công chứng. Chứng thực tại phường phù hợp hơn với giao dịch đơn giản giữa người thân quen biết rõ nhau.
Dù chọn đường nào, hãy tự kiểm trước những điều cơ bản: giấy chứng nhận đứng tên ai, có đồng sở hữu không, nhà có đang thế chấp ngân hàng không, có nằm trong quy hoạch mở hẻm hay lộ giới không. Những thông tin này tra được qua văn phòng đăng ký đất đai và bộ phận quản lý đô thị của phường, trước khi đặt cọc.
Các bước khi chứng thực hợp đồng tại phường
Nếu chọn chứng thực hợp đồng nhà đất tại phường Bình Lợi Trung, trình tự thường như sau. Thành phần hồ sơ chi tiết tra trên Cổng Dịch vụ công:
- Các bên soạn sẵn dự thảo hợp đồng, hoặc dùng mẫu được hướng dẫn. Phường không soạn hợp đồng thay.
- Chuẩn bị bản chính giấy chứng nhận nhà đất, giấy tờ tuỳ thân của các bên, giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân hoặc tài sản riêng nếu liên quan.
- Các bên cùng có mặt tại bộ phận tiếp nhận, nộp hồ sơ. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ, năng lực hành vi của các bên.
- Các bên ký trước mặt người thực hiện chứng thực, hoặc xác nhận chữ ký đã ký trước đó theo quy định.
- Nhận hợp đồng đã chứng thực, sau đó nộp hồ sơ đăng ký biến động và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.
Vì phường chỉ xác nhận chữ ký, năng lực và thời điểm, các bên tự chịu trách nhiệm về nội dung. Nếu không chắc về điều khoản, như thời hạn giao nhà, xử lý tiền cọc, trách nhiệm khi nhà bị ngập hư hỏng trước bàn giao, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem trước.
Di chúc, văn bản thừa kế và những việc nên công chứng
Di chúc có thể lập bằng văn bản có người làm chứng, có chứng thực, hoặc công chứng. Với nhà đất trong gia đình đông con, như nhiều căn nhà của các gia đình ở lâu năm quanh Phan Văn Trị, Lê Quang Định, di chúc công chứng giúp hạn chế tranh chấp về sau, vì công chứng viên kiểm tra năng lực và ý chí tự nguyện của người lập.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là bước bắt buộc trước khi sang tên nhà đất thừa kế. Những văn bản này có thể công chứng hoặc chứng thực, và thường có thủ tục niêm yết công khai trong một thời gian để ai có quyền lợi liên quan biết và lên tiếng. Bài về nhà đất trong mục này nói kỹ hơn trình tự thừa kế.
Hợp đồng mua bán căn hộ chung cư từ chủ đầu tư, hợp đồng thế chấp vay ngân hàng, hợp đồng ủy quyền bán nhà cũng là những việc người dân thường chọn công chứng. Còn hợp đồng thuê nhà, thuê phòng trọ không bắt buộc công chứng hay chứng thực theo luật hiện hành, trừ khi các bên muốn; tuy vậy, có hợp đồng bằng văn bản vẫn cần thiết để đăng ký tạm trú.
Mẹo nhỏ để không phải đi hai lần
Hỏi nơi sẽ nhận giấy tờ trước: họ cần bản sao chứng thực hay chỉ cần bản chụp kèm bản chính để đối chiếu, cần chứng thực chữ ký hay cần hợp đồng công chứng. Câu hỏi này tiết kiệm nhiều thời gian nhất.
Mang bản chính đầy đủ và giấy tờ tuỳ thân còn hạn. Với hợp đồng, mọi bên phải có mặt; vợ chồng đồng sở hữu đều phải ký, trừ khi có văn bản ủy quyền hợp lệ. Thiếu một người là hồ sơ không làm được.
Chọn thời điểm vắng: giữa tuần, buổi sáng sớm. Bộ phận chứng thực ở phường gom ba phường cũ thường đông vào đầu tuần và những ngày trước kỳ nghỉ. Văn phòng công chứng có thể hẹn trước. Kiểm kỹ từng chữ trên văn bản trước khi ký, nhất là họ tên, số giấy tờ, địa chỉ thửa đất, vì sai một chữ cũng phải làm lại.
Một chi tiết riêng của giai đoạn sau sáp nhập: giấy chứng nhận nhà đất cũ vẫn ghi Phường 11, Phường 13 hoặc Phường 5, quận Bình Thạnh, trong khi hợp đồng soạn mới thường ghi địa chỉ theo phường Bình Lợi Trung. Hai cách ghi cùng chỉ một thửa đất, không làm hợp đồng sai, nhưng nên viết cả hai, kiểu "trước đây thuộc Phường 13, quận Bình Thạnh", để người kiểm tra hồ sơ ở các khâu sau, từ văn phòng đăng ký đất đai đến ngân hàng, đối chiếu nhanh, khỏi hỏi lại.
Câu hỏi thường gặp
Sao y giấy tờ có bắt buộc làm ở phường Bình Lợi Trung không?
Không bắt buộc. Chứng thực bản sao từ bản chính có thể làm tại Ủy ban nhân dân cấp xã bất kỳ hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Bạn chọn nơi thuận tiện, mang bản chính và bản chụp cần chứng thực.
Mua bán nhà trong hẻm nên công chứng hay chứng thực?
Luật cho phép chọn chứng thực tại phường nơi có nhà đất hoặc công chứng tại văn phòng công chứng trong thành phố. Với giao dịch giá trị lớn, nhiều người chọn công chứng vì công chứng viên kiểm tra nội dung và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp.
Giấy ủy quyền nhờ người thân bán nhà có cần công chứng không?
Ủy quyền liên quan chuyển nhượng nhà đất thường phải lập thành hợp đồng ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực, không chỉ chứng thực chữ ký. Hãy hỏi văn phòng công chứng sẽ làm hợp đồng mua bán để lập đúng loại văn bản ngay từ đầu.
Hợp đồng thuê phòng trọ có phải công chứng không?
Theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hay chứng thực, trừ khi các bên muốn. Tuy vậy nên lập hợp đồng bằng văn bản, ghi rõ địa chỉ theo phường mới, vì đó là giấy tờ chứng minh chỗ ở khi đăng ký tạm trú.
Nơi nhận hồ sơ có được đòi bản sao chứng thực không?
Nếu người nộp xuất trình bản chính để đối chiếu thì nơi nhận không được yêu cầu bản sao có chứng thực, trừ trường hợp luật quy định. Hỏi trước nơi nhận hồ sơ để khỏi làm bản sao thừa, tốn thời gian và chi phí.
Có chứng thực bản sao điện tử được không?
Có. Cổng Dịch vụ công có dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, dùng cho các hồ sơ nộp trực tuyến. Bạn mang bản chính đến nơi chứng thực hoặc làm theo hướng dẫn trên cổng để nhận bản sao điện tử.