Từ ngày 1/7/2025, TP Hồ Chí Minh vận hành chính quyền hai cấp, không còn Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh. Người ở Phường 11, Phường 13 và phần lớn Phường 5 cũ nay thuộc phường Bình Lợi Trung, và phần nhiều giấy tờ trước đây phải lên quận, như hộ tịch phức tạp, chứng thực hợp đồng nhà đất, giấy phép xây nhà riêng lẻ, nay nộp ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ của phường. Những việc mang tính chuyên ngành của cả thành phố, như hộ chiếu, lý lịch tư pháp, đăng ký doanh nghiệp, vẫn đi theo kênh của sở, ngành hoặc công an thành phố, phần lớn nộp được trên mạng.
Với người quen nếp cũ, nhầm lẫn hay gặp nhất là vẫn tìm đường lên "quận Bình Thạnh" hoặc ra "Ủy ban Phường 13" như trước. Bài này giúp sắp lại thứ tự: biết nhà mình thuộc phường nào, biết việc nào làm ở phường, biết hỏi ở đâu cho chắc và chuẩn bị giấy tờ thế nào để đi một lần là xong. Bài viết theo nguyên lý chung; quy định phân cấp vẫn còn được bổ sung, nên trước khi đi hãy đối chiếu thông báo mới nhất của phường.
Bộ máy đổi thế nào với người ở phía bắc Bình Thạnh cũ
Trước tháng 7/2025, người ở khu Nơ Trang Long, đường Bình Lợi, Nguyễn Xí, Đặng Thùy Trâm hay quanh Nguyễn Văn Đậu, Phan Văn Trị, Lê Quang Định sống trong bộ máy ba tầng: thành phố, quận Bình Thạnh, rồi phường đánh số. Việc nhỏ như xác nhận, chứng thực bản sao thì ra phường; việc lớn hơn như giấy phép xây dựng, đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, đăng ký đất đai của hộ gia đình thì lên quận, nơi có các phòng chuyên môn như tư pháp, quản lý đô thị, tài nguyên môi trường.
Khi bỏ cấp quận, các phòng chuyên môn ấy không còn. Thẩm quyền được chia theo hai hướng. Những việc gần dân, giải quyết hằng ngày được giao cho phường mới; những việc cần thống nhất toàn thành phố hoặc đòi hỏi chuyên môn sâu được giao cho sở, ngành. Quận Bình Thạnh cũ được chia thành năm phường: Gia Định, Bình Thạnh, Bình Lợi Trung, Thạnh Mỹ Tây và Bình Quới. Mỗi phường mới lớn hơn hẳn phường cũ về dân số lẫn khối lượng hồ sơ, nên bộ phận tiếp nhận được tổ chức tập trung, thường gọi là Trung tâm Phục vụ hành chính công của phường.
Điều nên nhớ là thủ tục không biến mất, chỉ đổi nơi nhận và nơi ký. Thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết vẫn theo luật chuyên ngành như Luật Cư trú, Luật Hộ tịch, Luật Đất đai, Luật Xây dựng. Vì vậy những gì đã biết về cách chuẩn bị hồ sơ trước đây phần lớn vẫn dùng được, chỉ cần đổi lại địa điểm nộp và cách hỏi.
Việc nào nộp ở phường Bình Lợi Trung
Hộ tịch. Khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con, thay đổi và cải chính hộ tịch, trích lục bản sao. Theo hướng phân cấp, nhiều việc có yếu tố nước ngoài trước đây thuộc quận nay cũng do cấp xã, phường tiếp nhận. Bộ phận tư pháp – hộ tịch của phường là nơi bắt đầu.
Chứng thực. Bản sao từ bản chính, chữ ký, hợp đồng và giao dịch thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban phường. Công chứng vẫn làm ở văn phòng công chứng, không phụ thuộc phường nào.
Cư trú. Thường trú, tạm trú, lưu trú do công an phường quản lý. Phần lớn có thể khai qua ứng dụng VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công mà không cần đến trụ sở.
Đất đai và nhà ở riêng lẻ. Đăng ký biến động, cấp đổi giấy chứng nhận, giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ trong hẻm: hồ sơ nhận qua một cửa của phường; một số khâu đo đạc, cập nhật hồ sơ địa chính do văn phòng đăng ký đất đai và chi nhánh thực hiện. Cách chia việc cụ thể nên hỏi ngay tại quầy.
Xác nhận và việc dân sinh khác. Xác nhận tình trạng hôn nhân, xác nhận phục vụ hồ sơ chính sách, hồ sơ trợ cấp, người cao tuổi, người khuyết tật, hồ sơ bảo hiểm y tế theo hộ gia đình: phần lớn bắt đầu ở phường, có việc phải chuyển tiếp lên sở.
Việc nào đi theo kênh thành phố
Một số việc không bao giờ thuộc phường, kể cả trước và sau sáp nhập. Hộ chiếu phổ thông do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh của công an thành phố cấp, có thể nộp trực tuyến. Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp cấp, nay xin được qua VNeID. Giấy phép lái xe từ năm 2025 chuyển về ngành công an quản lý. Đăng ký doanh nghiệp làm với cơ quan đăng ký kinh doanh của thành phố, nộp qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Thuế do cơ quan thuế quản lý theo địa bàn, không phải phường.
Có những việc nằm ở giữa: phường nhận hồ sơ nhưng chuyển lên sở xử lý, hoặc phường xử lý nhưng cần ý kiến sở. Với người dân, cách làm thực tế là coi bộ phận một cửa của phường như cửa đầu tiên: mang câu hỏi đến, được chỉ đúng nơi. Nếu cán bộ hướng dẫn nộp trực tuyến, hãy làm theo, vì kênh trực tuyến lưu được dấu vết hồ sơ và bạn tra được tiến độ.
Riêng hộ kinh doanh, như quán ăn đầu hẻm hay tiệm sửa xe trên đường Bình Lợi, việc đăng ký được giao về cấp xã, phường theo quy định mới; còn công ty thì đi kênh thành phố. Chi tiết về lập và đổi địa chỉ doanh nghiệp được viết riêng ở mục doanh nghiệp và kinh doanh của trang.
Tìm đúng nơi tiếp nhận hồ sơ mà không đi vòng
Trong giai đoạn đầu, các phường mới ở TP.HCM phần lớn dùng lại trụ sở sẵn có của quận cũ hoặc của một trong các phường cũ, nên trụ sở chính, nơi tiếp nhận hồ sơ và công an phường có thể không ở cùng một chỗ. Bài này không ghi địa chỉ cụ thể vì việc bố trí có thể còn đổi. Đừng dựa hoàn toàn vào bản đồ trên điện thoại, vì nhiều điểm vẫn để tên cũ như "Ủy ban nhân dân Phường 11" hay "Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh".
Nguồn đáng tin hơn gồm: trang thông tin điện tử của phường Bình Lợi Trung; Cổng Dịch vụ công quốc gia và cổng dịch vụ công của thành phố, nơi ghi rõ cơ quan tiếp nhận từng thủ tục; bảng thông báo tại nhà văn hoá khu phố; và tổ trưởng khu phố, người thường được phổ biến trước. Ở các hẻm sâu quanh Nơ Trang Long, Nguyễn Xí hay khu cư xá Nguyên Hồng, hàng xóm vừa đi làm giấy xong cũng là nguồn hỏi nhanh, nhưng vẫn nên đối chiếu lại với thông báo chính thức.
Giờ làm việc thường theo giờ hành chính, một số nơi có tiếp nhận sáng thứ Bảy. Buổi sáng đầu tuần và những ngày sát hạn nộp hồ sơ thường đông. Đi giữa tuần, đến sớm, mang đủ bản chính và bản sao là cách đỡ phải quay lại nhất.
Chuẩn bị trước khi đi: danh sách tự kiểm
Trước khi rời nhà, hãy tự kiểm lần lượt theo thứ tự dưới đây. Mỗi bước chỉ mất vài phút nhưng tránh được chuyến đi phải quay về lấy thêm giấy:
- Xác định nhà mình thuộc phường Bình Lợi Trung hay phường khác. Người ở phần Phường 5 cũ cần kiểm kỹ vì một phần đã sang phường Gia Định.
- Tra tên thủ tục trên Cổng Dịch vụ công để xem thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và có nộp trực tuyến được không.
- Mang thẻ căn cước hoặc căn cước công dân bản chính; kích hoạt sẵn tài khoản VNeID mức 2 để tra thông tin cư trú tại chỗ nếu cần.
- Với hồ sơ nhà đất, mang bản chính giấy chứng nhận và các giấy tờ liên quan; hồ sơ hộ tịch mang giấy tờ gốc của người trong cuộc.
- Chụp hoặc quét sẵn giấy tờ thành tệp rõ nét, phòng khi được hướng dẫn nộp trực tuyến ngay tại quầy.
- Ghi lại mã hồ sơ, giấy hẹn và tên bộ phận tiếp nhận để tra tiến độ hoặc khiếu nại khi quá hạn.
Nếu người cần làm giấy là người cao tuổi, đi lại khó, hãy hỏi phường về tiếp nhận tại nhà hoặc uỷ quyền cho người thân; nhiều thủ tục cho phép người khác nộp thay khi có giấy uỷ quyền hợp lệ.
Những việc người trong phường hay phải làm nhất
Nhìn vào nhịp sống của một phường dân cư dày như Bình Lợi Trung, có thể đoán khá chắc những việc giấy tờ hay gặp nhất. Thứ nhất là cư trú: khu vực quanh Nơ Trang Long, Nguyễn Xí, Đặng Thùy Trâm có nhiều phòng trọ cho sinh viên và người đi làm, nên đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, xác nhận thông tin cư trú diễn ra quanh năm. Thứ hai là hộ tịch của các gia đình trẻ: khai sinh cho con, đăng ký kết hôn, trích lục để làm hồ sơ cho con đi học.
Thứ ba là nhà đất trong hẻm: chứng thực hợp đồng, đăng ký biến động khi mua bán, tặng cho, thừa kế, và xin phép sửa nhà, nâng nền trước mùa mưa ở những hẻm thấp gần bờ sông Sài Gòn. Thứ tư là các hồ sơ an sinh: người cao tuổi, người có công, hộ khó khăn. Mỗi nhóm việc này có một bài riêng trong mục thủ tục của trang, đi sâu vào hồ sơ và các bước.
Biết trước nhóm việc của mình giúp bạn hỏi đúng quầy, chuẩn bị đúng giấy. Ở bộ phận một cửa đông người, câu hỏi cụ thể luôn được trả lời nhanh hơn câu hỏi chung kiểu "cho hỏi làm giấy tờ nhà".
Khi hồ sơ bị trả, chậm hoặc chưa rõ thẩm quyền
Giai đoạn chuyển giao không tránh khỏi những lúc chưa rõ việc thuộc ai. Nếu được bảo "việc này chưa có hướng dẫn", hãy xin phiếu hướng dẫn hoặc phiếu từ chối tiếp nhận có ghi lý do. Theo quy định về một cửa, khi từ chối tiếp nhận hay yêu cầu bổ sung, cơ quan phải nói rõ cần thêm gì, và chỉ yêu cầu bổ sung một lần cho trọn vẹn.
Khi quá hạn trên giấy hẹn mà chưa có kết quả, hỏi lại tại quầy kèm mã hồ sơ, hoặc tra trên cổng dịch vụ công. Nếu thấy bị đòi giấy tờ ngoài danh mục đã công bố, có thể phản ánh qua kênh tiếp nhận phản ánh kiến nghị của thành phố. Giữ lời lẽ ngắn, nêu mã hồ sơ, ngày nộp, việc đang vướng; phản ánh có dữ kiện cụ thể được xử lý nhanh hơn phản ánh chung chung.
Cuối cùng, đừng ngại hỏi lại nhiều lần. Trong năm đầu chính quyền hai cấp, chính cán bộ cũng đang làm quen với khối việc mới. Một câu hỏi rõ ràng, như "thủ tục chuyển thường trú cho con về nhà ông bà trong hẻm Nguyễn Xí thì nộp ở quầy nào", giúp cả hai bên đỡ mất thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh còn nhận hồ sơ không?
Không. Từ ngày 1/7/2025 TP Hồ Chí Minh không còn cấp quận, nên không còn Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh. Việc trước đây làm ở quận nay chuyển về phường mới hoặc lên sở, ngành của thành phố tuỳ loại thủ tục.
Người ở Phường 13 cũ nay làm giấy tờ ở phường nào?
Phường 13 cũ của quận Bình Thạnh nay thuộc phường Bình Lợi Trung, cùng với Phường 11 và một phần Phường 5 cũ. Hồ sơ nộp tại bộ phận tiếp nhận của phường Bình Lợi Trung hoặc nộp trực tuyến nếu thủ tục cho phép.
Có nộp hồ sơ ở phường khác được không?
Một số thủ tục được thành phố cho nộp không phụ thuộc địa giới, nhất là khi nộp trực tuyến, nhưng nhiều việc như cư trú, đất đai, xây dựng vẫn gắn với nơi có nhà hoặc nơi cư trú. Hãy kiểm trên Cổng Dịch vụ công trước khi đến phường khác.
Làm sao biết thủ tục nào nộp trực tuyến được?
Tra tên thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của thành phố, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử. Trang thủ tục ghi rõ mức độ trực tuyến, thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và cách nhận kết quả.
Người già đi lại khó có cần tự đến phường không?
Nhiều thủ tục cho phép người thân nộp thay khi có giấy uỷ quyền hợp lệ, hoặc nộp trực tuyến bằng tài khoản của chính người đó với sự giúp đỡ của con cháu. Một số việc cần có mặt để ký hoặc xác minh; hãy hỏi phường về khả năng tiếp nhận tại nhà.
Hỏi ở đâu để có thông tin mới nhất về nơi tiếp nhận hồ sơ?
Nguồn chính thức gồm trang thông tin điện tử của phường Bình Lợi Trung, cổng dịch vụ công, bảng tin khu phố và tổ trưởng khu phố. Bản đồ trên điện thoại có thể còn tên cũ, nên dùng để tìm đường chứ đừng coi là xác nhận nơi nhận hồ sơ.